Smernica o pravidlách správy a používania elektronickej pošty UCM
UCM e-maily pre študentov
Na základe zmluvy Campus Agreement uzatvorenou medzi spoločnosťou Microsoft a Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky je UCM oprávnená sprostredkovať svojim študentom prístup k licenciám, ktoré oprávňujú využívať aplikácie Office 365 ProPlus ako napr. e-mail v doméne @ucm.sk, desktopové a online verzie Wordu, Excelu, PowerPointu a ďalších.
Základné informácie
Prihlasovacie údaje:
študenti: IDO @ucm.sk (napr. 2998569 @ucm.sk), heslo: rodné číslo
Prihlásenie:
webový prístup k pošte (webmail): https://outlook.office.com/owa/ucm.sk/
MAPI prístup k pošte: autodiscovery (viď manuály nižšie)
IMAP prístup k pošte: nie je povolený
POP3 prístup k pošte: nie je povolený
prístup ku všetkým aplikáciam a k stiahnutiu Office: https://portal.office.com
podporovaná aplikácia pre prístup k pošte: Outlook 2016 a vyšší resp. mobilná Android/iOS Outlook appka. Odporúčame používať Outlook 365
pri prihlásení z IP adries mimo SR a ČR je vyžadované overenie SMS kódom
pri resete hesla je vyžadované overenie SMS kódom
odporúčame, aby ste si zaregistrovali autentifikačný mobil, ktorý budete potrebovať pri samoobslužnom resete hesla, alebo pri prihlásení mimo krajín CZ a SK.
Tvar e-mailovej adresy (e-mailová adresa nie je prihlasovacie meno!):
študenti: priezviskox @ucm.sk, kde x je číslo; konkrétny tvar adresy nájdete v AIS.
Špecifiká Office365
celý Office365 beží v cloude v rámci EÚ (okrem Sway-u), tzn, že niektoré veci trvajú dlhšie než pri tradičných aplikáciách nainštalovaných lokálne na PC
Microsoft neustále inovuje Office365 a to sa niekedy prejaví tak, že niektorá funkcionalita nemusí byť dostupná spôsobom ako bola napr. včera
jednotlivé aplikácie a služby majú svoje limity:
veľkosť jedného súboru v Onedrive/Sharepoint je 15 GB
celkové úložisko pre Onedrive pre jedného používateľa je 5 TB
celková kapacita pre Sharepoint na UCM je 14 PB
veľkosť jedného videa v Stream-e je 50 GB
veľkosť e-mailovej schránky je 100 GB
maximálna veľkosť e-mailovej prílohy je 150 MB (neplatí pre prílohy posielanie cez odkaz na Onedrive)
dĺžka cesty pre synchronizovaný súbor cez Onedrive nesmie presiahnúť 255 znakov
Zásady práce s Office365 na UCM
používajte natívne aplikácie, týka sa to najmä Outlooku resp. nepoužívajte IMAP
preferujte klasické aplikácie pred webovými
v názvoch súborov (vytváraných v prostredí Office365 alebo uploadovaných) nepoužívajte diakritiku, namiesto medzier používajte podtržník (_)
nepoužívajte dlhé názvy súborov, platí to najmä pre Word
nevytvárajte názvy skupín, plánov a tímov s diakritikou
tím vytvárajte až potom, čo ste si cez Outlook vytvorili príslušnú skupinu
vyhýbajte sa tvorbe kanálov (channels) v tímoch; ak ich však potrebujete, majte na pamäti, že ďalšie kanály majú iný spôsob e-mailovej komunikácie než kanál Všeobecné (General)
ak si inštalujete Office365 aplikácie na svoj súkromný počítač resp. iné zariadenia, majte na pamäti, že aspoň 1 až 2 licencie (z celkové počtu 5) si musíte ponechať pre svoj služobný PC a/alebo notebook/tablet/telefón
posielanie veľkých príloh e-mailom je možné (cez Onedrive) komukoľvek,
prístup k údajom v sharepointe a v tímoch je možný aj externistom (v tomto kontexte ide o ľudí mimo UCM) avšak je nutné, aby bol taký prístup nastavený CIKT, tzn., že o prístup sa musí požiadať cez servis(zav.)ucm.sk
Onedrive berte ako vaše osobné služobné úložisko; na distribúciu študijných materiálov, administratívnej agendy a pod. preferujte tímy a sharepointové lokality
pre komunikáciu s určitým okruhom študentov zakladajte a používajte tímy
Manuály
Spoločné (pre zamestnancov i študentov)
OneDrive pre Windows - nastavenie
Inštalácia Office do počítača
Inštalácia a nastavenie Outlooku na Androide
Nastavenie autentifikačného mobilu cez odkaz https://aka.ms/mfasetup
Ochrana osobných údajov
Vaše údaje (e-maily, súbory v úložisku Onedrive a súbory ostatných aplikácií) sú uložené na serveroch, ktoré sa nachádzajú v EÚ.
Dbajte na opatrnosť aké údaje o sebe zverejníte v svojom profile, pretože sú verejne prístupné resp. všetkým zamestnancom a študentom UCM. Autentifikačný mobil sa nezobrazuje v profile.
Často kladené otázky
Zabudol som svoje heslo, ako mám postupovať?
Pokiaľ ste si ešte pred zabudnutím hesla nastavili autentifikačný mobil, tak si heslo môžete zresetovať sami tak, že na príslušnej prihlasovacej obrazovke do Office365 vyberiete voľbu Nepamätám si heslo a následne budete postupovať podľa inštrukcií na stránke. Ak ste si autentifikačný mobil nenastavili, tak napíšte žiadosť o reset hesla na servis(zav.)ucm.sk z e-mailu, ktorý máte evidovaný v AISe resp. personalistike.
Kto môže využívať služby Office365?
Každý zamestnanec s platným pracovným pomerom a každý študent s platným (bakalárskym, magisterským alebo doktorandským) štúdiom na UCM.
Nárok na využívanie služieb Office365 nemajú študenti s prerušeným štúdiom a tiež študenti, ktorí nemajú zaevidovaný úplny zápis v AIS.
Čo je k dispozícii?
Online verzie Wordu, Excelu, PowerPointu, OneNotu, Outlooku.
PC/Mac verzie vyššie uvedeného plus Publisher a Access s možnosťou inštalovať ich až na 5 zariadení.
Online úložisko Onedrive s kapacitou 5 TB.
E-mailové konto @ucm.sk s kapacitou 100 GB.
Ďalšie online aplikácie: https://aka.ms/skolstvo
Čo potrebujem na využívanie služieb Office365?
Potrebujete svoje osobné číslo (zamestnanci) resp. IDO (študenti) a heslo.
Ak máte viac pracovných pomerov resp. štúdií, tak iba jedno osobné číslo/IDO je možné použiť na využívanie Office365. Kontaktujte servis(zav.)ucm.sk pre bližšie informácie.
Môžem mať inú e-mailovú adresu než tú čo mám pridelenú?
Nie.
V prípade zmeny priezviska sa vám automaticky priradí ďalšia adresa s novým priezviskom, pričom v platnosti zostáva aj adresa so starým priezviskom.
Zmeny priezviska nahlasujte na Personálno-právne oddelenie (zamestnanci) a študijné oddelenie (študenti).
Už mám od vás jednu školskú adresu, môžem ju naďalej využívať?
V prípade e-mailových adries IDO @student.ucm.sk a služieb na to naviazaných, tie môžete naďalej využívať, ale vaše primárne e-mailové konto a ďalšie služby sú naviazané na doménu @ucm.sk.
Ako si presmerujem poštu na inú adresu?
Presmerovanie nie je povolené.
Čo sa stane s mojimi údajmi, keď preruším štúdium/zamestnanie?
Prerušení študenti a študenti v prechodnom období (skončili Bc. a ešte nemajú úplny zápis na Mgr., obdobne Mgr. → PhD.) a zamestnanci v prechodnom období (bez úväzku cez letné prázdniny alebo na MD/RD) sa údaje zachovávajú, avšak služby Office365 nemôžu využívať (neprihlásia sa).
Aké sú podmienky využívania desktopových verzií aplikácií ako Word, Excel, PowerPoint, Outlook?
Tieto aplikácie sú kontrolujú platnosť licencie cez internet. Ak sa to nepodarí ani raz za 30 dní, tak aplikácie prejdú do režimu, keď bude povolené len zobrazovanie súborov (teda nebude ich možné meniť).
Aplikácie je možné nainštalovať až na 5 (služobných alebo súkromných) počítačov. Správa licencií je možná cez svoj portál Office365.
Mám problém, koho mám kontaktovať?
Podporu pre Office365 zabezpečuje Centrum informačno-komunikačných technológií UCM na adrese servis(zav.)ucm.sk. Je vyžadované, aby ste komunikovali zo služobných resp. školských (pridelených) e-mailov, v prípade, že sa neviete dostať do svojho prideleného e-mailu, tak sa akceptuje komunikácia zo súkromného e-mailu, ktorý je evidovaný v AISe resp. personalistike.
Mám Mac a Office mi neumožňuje pracovať s dokumentami
Skúste si pozrieť napr. https://appuals.com/fix-account-doesnt-allow-editing-on-a-mac/